Compras hospitalares: setor estratégico que garante eficiência e qualidade nos hospitais do Grupo Samaritano

No Hospital Samaritano Campinas e nas demais unidades do Grupo Samaritano, existe um setor que, embora muitas vezes não esteja diretamente ligado ao cuidado assistencial, é peça-chave para que médicos, enfermeiros e equipes multiprofissionais tenham condições ideais de trabalho: o Departamento de Compras.

Sob a coordenação de Erlen dos Santos Silva, o setor é responsável por suprir todos os recursos e materiais de apoio da cadeia de fornecimento de insumos hospitalares e de saúde em geral. Mais recentemente, o departamento também assumiu o desafio de apoiar o grupo na cadeia de fornecimento para obras, ampliando ainda mais sua atuação estratégica.

“Entendo o Departamento de Compras como um setor bastante estratégico e de poder decisório na solução dos processos. Indiretamente, estamos envolvidos em todo o contexto da prestação de serviços dos hospitais. Qualquer atraso em uma demanda impacta diretamente no atendimento e no cuidado com o paciente”, destaca Erlen.

O fluxo é intenso: diariamente chegam demandas de todas as unidades hospitalares, tanto por meio de e-mails quanto pelos sistemas de gestão (ERP). Esses pedidos incluem reposições programadas e solicitações de urgência. Cabe à equipe triar, priorizar e executar os processos de cotação, negociação, autorização e acompanhamento até a entrega final. “Nossa tarefa não é somente comprar, é contribuir para melhor servirem os serviços”, resume a coordenadora.

Desafios

Erlen explica que atuar em compras hospitalares é diferente de qualquer outro segmento. “Trabalhamos com saúde. Isso exige responsabilidade, cuidado e dedicação em cada solicitação. Não há espaço para retrabalhos, precisamos ser ágeis e objetivos”, afirma.

Entre os desafios diários, estão manter a qualidade dos insumos a preços competitivos e garantir comunicação clara entre setores, evitando falhas e atrasos. Em situações de urgência, o setor não mede esforços: “Paramos tudo. Entendemos o contexto e buscamos soluções dentro das possibilidades de custo, prazo e logística. A urgência passa a ser prioridade absoluta”, relata.

A segurança também é prioridade. Para isso, o Departamento atua em conjunto com comissões e equipes técnicas dos hospitais, garantindo que todos os insumos atendam às exigências regulatórias e de qualidade.

Equipe

O setor é composto por sete colaboradoras, que compartilham responsabilidades como triagem de pedidos, negociações, acompanhamento de entregas, atualização documental de fornecedores e resolução de eventuais não conformidades. A rotina exige habilidades específicas, como comunicação clara, negociação, raciocínio rápido, senso crítico, disciplina e, sobretudo, compromisso.

“O que nos motiva é a dinâmica diária, o apoio da alta gestão e a sensação de resultado quando vemos que as entregas foram feitas. Sempre comentamos entre nós: quando a mágica acontece, sabemos que tivemos parte nisso”, relata Erlen.

Entre os planos futuros, está a padronização cada vez maior dos processos e a implantação de um sistema de gestão unificado, que traria ainda mais agilidade e eficiência às aquisições. Um desejo pessoal de Erlen é ver o Projeto de Almoxarifado Central sair do papel, fortalecendo ainda mais a atuação do setor.

“Nosso propósito vai muito além da compra. Cada negociação e cada entrega são, na prática, parte do cuidado com a saúde de milhares de pacientes”, finaliza.

Reconhecimento

O trabalho de Erlen foi recentemente reconhecido pelos diretores do Grupo Samaritano. Em 19 de setembro, Dia do Comprador, ela – que está na empresa há mais de 15 anos – foi homenageada pela dedicação e pelos resultados alcançados à frente do departamento no evento de apresentação do Hospital Santa Ignês Sumaré.

Neste mesmo dia, sua equipe recebeu do gestor administrativo do Hospital Samaritano Campinas, Marcelo Domingues, cestas de chocolate para celebrar o Dia do Comprador.